Leids Congres Bureau
Algemene voorwaarden
Leids Congres Bureau B.V.
Het Leids Congres Bureau is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Den Haag met nummer 28080488 en heeft haar algemene voorwaarden bij de Kamer gedeponeerd.
Artikel 1 – Definities
1.1. Het Bureau: het Leids Congres Bureau B.V.
1.2. Bijeenkomst: het congres, de vergadering, studiedag, cursus of andere bijeenkomst die door het Bureau is geïnitieerd en georganiseerd.
1.3. Deelnemer: degene die al dan niet tegen betaling een in de hiervoor in 1.2 vermelde bijeenkomst bezoekt. Ook exposant-deelnemers vallen hieronder.
Artikel 2 – Geldigheid voorwaarden
2.1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle in 1.2 vermelde activiteiten van het Bureau. Activiteiten vanuit de afdeling ease vallen onder andere voorwaarden, namelijk de bij de KvK gedeponeerde ‘Algemene voorwaarden ease’.
Artikel 3 – Werkafspraken
3.1. Het Bureau verplicht zich de bijeenkomst naar beste kunnen uit te voeren.
3.2. In geval van nalatigheid door het Bureau bij de uitvoering van de bijeenkomst, dient de deelnemer dit direct door te geven aan het Bureau of specifiek de leidinggevende van de bijeenkomst.
Artikel 4 – Voorbehoud copyright
4.1. Alle door of in opdracht van het Bureau gemaakte materialen en grafische of andere ontwerpen, gemaakt in het kader van de uitvoering van de bijeenkomst, blijven het intellectuele eigendom van het Bureau.
4.2. De deelnemer mag al het door het Bureau vervaardigde en/of ter beschikking gestelde materiaal of enig ander werk enkel ten eigen behoeve gebruiken. Het is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Bureau niet toegestaan om materiaal of enig ander werk geheel of gedeeltelijk te verveelvoudigen en/of openbaar te maken door middel van druk, fotokopie, microfilm, beeldplaat, magnetische schijf of band, opslag in een voor derden toegankelijk raadpleegsysteem, of op welke andere wijze dan ook elektronisch, mechanisch of anderszins. Het is niet toegestaan dit materiaal of enig ander werk aan derden af te staan, te verkopen of op enig andere wijze geheel of gedeeltelijk ter beschikking te stellen.
Artikel 5 – Registratie- en communicatiewerkzaamheden en privacy
5.1. Onder registratie- en communicatiewerkzaamheden wordt verstaan de werkzaamheden die verricht worden om te communiceren met deelnemers aan en/of andere aanwezigen/betrokkenen op de bijeenkomst en werkzaamheden om deelnemers en/of andere aanwezigen/betrokkenen te registreren voor de bijeenkomst. Dit gebeurt via e-mail, telefoon en (web)applicaties.
5.2. Het Bureau is niet aansprakelijk voor enige schade van deelnemer als gevolg van eventuele aanwezigheid van virussen op de door het Bureau geleverde informatiedragers en/of door het Bureau via het internet aangeleverde of verzonden gegevens en/of software en/of bestanden. De deelnemer dient de aangeleverde c.q. verzonden informatiedragers en/of gegevens en/of software zelf op aanwezigheid van virussen te testen. Het Bureau verplicht zich er alles aan te doen om aanwezigheid van virussen hierop te voorkomen, door middel van het gebruik van up to date virusscanners.
5.3. Het Bureau gaat zorgvuldig met deelnemersgegevens om en garandeert te voldoen aan de vereisten van de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens. Het Bureau verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van het uitvoeren en voorbereiden van de bijeenkomst en om personen te informeren over voor hen relevante producten en diensten van het Bureau. Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens, zie de privacyverklaring van het Bureau.
5.4. Het Bureau legt gegevens vast van natuurlijke personen. Deze gegevens worden gebruikt voor de voorbereiding en uitvoering van de bijeenkomst en om personen te informeren over voor hen relevante producten en diensten van het Bureau. Als de natuurlijke persoon geen prijs stelt op deze informatie, per post of per e-mail, dan kan dit schriftelijk worden doorgegeven aan: Leids Congres Bureau, Postbus 16065, 2301 GB Leiden; of per e-mail: [email protected].
5.5. Het Bureau verplicht zich de vertrouwelijkheid in acht te nemen bij de omgang met gegevens die schade kunnen veroorzaken aan de deelnemer bij kennisname van die gegevens door derden, dit op straffe van betaling van de schade inclusief gemaakte kosten.
Artikel 6 – Aansprakelijkheid
6.1. Het Bureau is slechts aansprakelijk voor schade van de deelnemer voortkomende uit het niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomen van de bijeenkomst indien er sprake is van opzet of grove schuld van het Bureau.
6.2. Het Bureau is jegens deelnemer niet aansprakelijk wegens schade, veroorzaakt door bij de uitvoering betrokken derden, tenzij deze schade veroorzaakt is door opzet of grove schuld aan de zijde van het Bureau.
6.3. De aansprakelijkheid van het Bureau, van de personeelsleden van het Bureau en van de personen voor wie het Bureau verantwoordelijk/aansprakelijk is, voor (gevolg)schade welke aan het Bureau toerekenbaar is onder artikel 6.1, is in alle gevallen beperkt tot ten hoogste de factuurwaarde van waaruit de aansprakelijkheid voortvloeit.
6.4. De deelnemer wordt geacht de veiligheidsinstructies en -normen te volgen. Bij weigering van deze inachtneming valt aansprakelijkheid volledig voor deelnemer. De deelnemer zal het Bureau voor aanspraken van derden uit dien hoofde vrijwaren.
6.5. Het Bureau is niet aansprakelijk voor schade ontstaan tijdens het bijwonen van de bijeenkomst.
Artikel 7 – Betaling
7.1. Het totale door de deelnemer verschuldigde bedrag wordt in een keer gefactureerd.
7.2. De facturen van het Bureau aan de deelnemer dienen door de deelnemer binnen 14 dagen na factuurdatum betaald te worden, zonder aftrek van enige kortingen en zonder enige schuldverrekening.
7.3. Indien de betaling van de factuur niet uiterlijk de 15e dag na de factuurdatum door het Bureau is ontvangen, is de deelnemer zonder nadere ingebrekestelling in verzuim en de wettelijke rente verschuldigd.
7.4. De deelnemer is verplicht om op eerste vordering van het Bureau zekerheid te stellen voor hetgeen de deelnemer aan het Bureau verschuldigd is dan wel zal worden.
7.5. Indien bij niet tijdige betaling het Bureau een laatste/herhaalde herinnering moet uitschrijven, is deelnemer 30,00 euro excl. btw extra verschuldigd aan administratiekosten, tenzij de annuleringsvoorwaarden (waarmee akkoord is gegaan bij inschrijving) van de bijeenkomst waarvoor de deelnemer zich inschrijft anders specificeren.
7.6. Indien de deelnemer het bedrag ook na een laatste herinnering niet betaald, is de deelnemer 100% incassokosten van het openstaande bedrag verschuldigd, onverminderd de bevoegdheid van het Bureau de vordering langs gerechtelijke weg te incasseren.
Artikel 8 – Annulering
8.1. Annulering voor een bijeenkomst door deelnemers kan uitsluitend per e-mail.
8.2. Bij annulering door de deelnemer tot twee weken voor de datum van uitvoering van de bijeenkomst, vervalt het inschrijfgeld en is de deelnemer het Bureau 50,00 euro excl. btw administratiekosten verschuldigd. Hiervoor zal het Bureau een factuur versturen naar de deelnemer. Dit artikel geldt, tenzij de annuleringsvoorwaarden van een bijeenkomst anders specificeren bij inschrijving voor deze bijeenkomst door de deelnemer.
8.3. Bij annulering door de deelnemer binnen twee weken voor de datum van uitvoering van de bijeenkomst, is de deelnemer het volledige factuurbedrag verschuldigd. Dit artikel geldt, tenzij de annuleringsvoorwaarden van een bijeenkomst anders specificeren bij inschrijving voor deze bijeenkomst door de deelnemer.
8.4. Bij verhindering van de deelnemer is een plaatsvervanger, indien deze niet reeds ingeschreven staat voor de betreffende bijeenkomst, welkom op de bijeenkomst. Dit brengt geen meerkosten met zich mee.
8.5. Bij onvoldoende aanmeldingen voor een bijeenkomst heeft het Bureau het recht de bijeenkomst te annuleren zonder gehouden te zijn tot vergoeding van schade of kosten. Indien de deelnemer de factuur betreffende deelname aan de bijeenkomst reeds betaald heeft, zal het Bureau een voucher aanbieden en de deelnemer de mogelijkheid geven om een andere bijeenkomst te boeken. Indien de deelnemer hier geen gebruik van wil maken, zal het Bureau het geld terugstorten op de manier waarop betaald is.
Artikel 9 – Reclame
9.1. Reclamering door de deelnemer met betrekking tot de kwaliteit van de werkzaamheden door het Bureau kan uitsluitend schriftelijk geschieden, uiterlijk tot 14 dagen na beëindiging van de door het Bureau georganiseerde activiteit als vermeld in artikel 1.2.
9.2. Reclamering schort de betalingsverplichtingen van de deelnemer aan het Bureau niet op.
Artikel 10 – Overmacht
10.1. Onder overmacht wordt verstaan elke van de wil van het Bureau onafhankelijke omstandigheid, die voorbereiding en uitvoering van de bijeenkomst door het Bureau blijvend of tijdelijk verhindert, ongeacht of zij ten tijde van de overeenkomst voorzienbaar waren of niet, alsmede voor zover daaronder niet reeds begrepen oorlog, oorlogsgevaar, burgeroorlog, pandemie, oproer, werkstaking, werkliedenuitsluiting, transportmoeilijkheden, brand en andere ernstige storingen binnen het bedrijf van het Bureau of diens leveranciers.
10.2. In het geval van overmacht zal het Bureau een andere tijd of dag voor het houden van een bijeenkomstonderdeel proberen vast te stellen, dan wel de gehele bijeenkomst verplaatsen naar een andere dag en/of tijdstip. Als de overmacht een gehele bijeenkomst treft en er bestaat geen redelijk vooruitzicht op de spoedige aanvang of hervatting, heeft het Bureau het recht schriftelijk te annuleren en vervallen de verplichtingen van het Bureau en de deelnemer over en weer zonder dat enige schadevergoeding uit dien hoofde verschuldigd wordt.
10.3. Het Bureau is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien er sprake is van overmacht. De kosten van het verplaatsen dan wel het verschuiven ten gevolge van overmacht van de verplichtingen van het Bureau zullen niet naar de deelnemer worden doorberekend.
10.4. In geval van afgelasting van een bijeenkomst door het Bureau door overmacht, zullen door de deelnemer eventueel vooruitbetaalde bijeenkomstgelden door het Bureau worden teruggestort op de manier waarop betaald is.
10.5. Het Bureau is niet verplicht bijeenkomsten te herhalen voor deelnemers die verhinderd waren deze bij te wonen. Zonder annulering door de deelnemer voorafgaand aan de studiedag blijft het inschrijfgeld voor een gemiste bijeenkomst onverminderd verschuldigd. Bij annulering gelden de annuleringsvoorwaarden, zie artikel 8.
Artikel 11 – Uitsluiting van deelname
11.1. Het Bureau heeft de bevoegdheid de toegang tot elke bijeenkomst te ontzeggen totdat betaald is of zekerheid is gesteld door de deelnemer.
11.2. Het Bureau heeft het recht deelnemers, die door hun gedrag of die anderszins het normale verloop van een bijeenkomst tot schade van hun mededeelnemers belemmeren, van verdere deelname aan de cursus uit te sluiten. Uitsluiting laat de plicht tot betaling van het inschrijfgeld onverlet.
Artikel 12 – Toepasselijk recht en geschillen
12.1. Op alle overeenkomsten van het Bureau is het Nederlands recht van toepassing. Door ondertekening van de overeenkomst worden partijen geacht domicilie gekozen te hebben op de vestigingsplaats van het Bureau.
12.2. Alle geschillen over de overeenkomst of de uitvoering daarvan, waaronder de toepasselijkheid van deze voorwaarden, zullen bij uitsluiting door de bevoegde rechter binnen het Arrondissement van de Rechtbank te ‘s-Gravenhage beslecht worden, ook indien de opdrachtgever niet in Nederland is gevestigd.
G. Oskam d.d. 17 augustus 2020
Directeur
Leids Congres Bureau B.V.
